Tôi đã đọc rất nhiều bài viết về ứng phó với tình huống mở rộng của dịch COVID-19 của các doanh nghiệp, bài viết sau đây là một bài tổng hợp và chia sẻ mang tính cá nhân của tôi trong việc triển khai thực hiện làm việc từ nhà hay còn gọi là làm việc từ xa trong bối cảnh đã trở thành bắt buộc tại Việt Nam. 

Kiến Việt là một công ty truyền thông, quảng cáo nhưng đồng thời tôi cũng điều hành một công ty thiết kế và thi công trong lĩnh vực Kiến trúc – Cảnh quan nên những kinh nghiệm sau đây mang tính chất rất cụ thể trong bối cảnh cụ thể của công ty tôi vận hành. 

Theo tôi để áp dụng hoạt động làm việc từ xa cần các yếu tố quan trọng: 

  • Truyền thông: Thấu hiểu & chia sẻ
  • Công cụ phù hợp
  • Con người quản lý

A. Truyền thông nội bộ: Thấu hiểu & chia sẻ

Với một doanh nghiệp kiến trúc và xây dựng thì thực sự giai đoạn này là ”cuộc khủng hoảng kép” khi thị trường Bất động sản đi xuống thay đổi qui mô thị trường thì xảy ra dịch COVID-19 dẫn tới cuộc khủng hoảng đình trệ, đây mới thực sự là một cú trời giáng với doanh nghiệp, khi mà muốn “cố gắng” vượt khó thì dường như cũng không có cơ hội cho việc này khi mà đặc thù ngành thiết kế – xây dựng là chủ yếu làm việc nhóm và offline là chính. 

Tuy nhiên lúc này làm việc từ nhà không còn là một lựa chọn mà trở thành một tình thế không thể tránh khỏi, lúc này công tác chuẩn bị tâm lý cho toàn bộ công ty cực kỳ quan trọng để họ hiểu những vấn đề sau:

  • Sự rủi ro của việc tiếp tục làm việc tại công ty: khả năng dẫn tới toàn bộ công ty bị cách ly, tổn thất con người và nguồn lực.
  • Hiểu về rủi ro của công ty và chính bản thân người lao động trước một tương lai của dịch kéo dài có khả năng dẫn tới tiêu hao nguồn lực, ảnh hưởng thu nhập và an toàn sinh kế của công ty và người lao động
  • Hiểu về sự bắt buộc của việc thay đổi phương thức lao động từ offline sang online như là một lựa chọn bắt buộc trong thời gian này. 
  • Hiểu về tình thế hiện tại đã bước vào giai đoạn thời chiến: giai đoạn này đề cao tính kỷ luật và quyết liệt trong hành động, đòi hỏi chuyển đổi toàn nguồn lực của doanh nghiệp về chế độ đảm bảo sinh tồn, duy trì hệ thống, đảm bảo tồn tại
Chia sẻ, thấu hiểu trong toàn bộ công ty là cơ sở quan trọng cho các bước tiếp theo
Chia sẻ, thấu hiểu trong toàn bộ công ty là cơ sở quan trọng cho các bước tiếp theo

Làm việc từ xa cơ sở quan trọng để dựa vào là “ý thức của con người” khi nhân sự toàn hệ thống đồng cảm và bước đầu hiểu vai trò cá nhân, khả năng tự quản cá nhân của họ trong công việc thì đó là khởi đầu tốt của việc áp dụng phương thức lao động từ xa. 

Nếu tất cả nhân sự hệ thống có chung nhận thức thì bạn đã có cơ hội để tiến hành việc triển khai công việc từ xa. Nhận thức đúng đắn về vai trò và nghĩa vụ của cá nhân sẽ giúp việc xác lập tinh thần tự quản.

B. Công cụ:

Công cụ theo tôi gồm: nguyên tắc làm việc mới, kỷ luật & chế tài và công cụ nền tảng hoạt động. 

B.1 Nguyên tắc làm việc mới: 

Rõ ràng khi làm việc từ nhà một thực tế rất rõ ràng là sẽ kém hiệu quả do không còn sử dụng phương thức lao động cũ ( vốn đang phù hợp ) chuyển đổi sang phương thức mới vốn xa lạ và chưa được thực hành và kiểm chứng. Cần tiếp cận cách giải quyết vấn đề sau: 

  • Phân kỳ giai đoạn áp dụng làm việc online
  • Phân loại bộ phận áp dụng làm việc online

B.1.1  Phân kỳ áp dụng làm việc online: nên chia thành thành các giai đoạn như sau

  • Chạy thử: tuỳ doanh nghiệp, tuỳ quy mô áp dụng chạy thử công tác này, trong trường hợp Kiến Việt là áp dụng thử trong 3 tuần. 
  • Áp dụng chính thức: áp dụng triển khai toàn bộ hệ thống trong thời hạn đặt ra tuỳ theo quy mô và tính chất của doanh nghiệp.
  • Điều chỉnh: không ai có thể đảm bảo mô hình và phương thức mới ngay lập tức phù hợp , việc điều chỉnh là cần thiết trong một thực tiễn đầy những bất ngờ. 

B.1.2 Phân loại bộ phận áp dụng làm việc online: 

Theo như trong bài viết của anh Đạt (SEO Ngon) có phân loại thì có phân loại làm 4 nhóm nhưng cá nhân tôi thấy rằng với các công ty thiết kế – xây dựng thì chỉ nên phân ra 3 nhóm. 

  • Bộ phận đã online / quen làm việc online / hay làm online: một số bộ phận thường xuyên đã quen làm online như marketing, sales, quản trị mạng…Tương tự như vậy ở Kiến Việt chúng tôi có bộ phận truyền thông, nội dung, quảng cáo đều đã hoạt động online thường xuyên trước đó nên bộ phận này thực tế đã thích nghi và không khó khăn gì trong việc bắt nhịp. 
  • Bộ phận làm nửa online nửa offline: bộ phận này ở công ty thiết kế – xây dựng thường sẽ là bộ phận thiết kế , bộ phận kinh tế kế hoạch, kế toán, hành chính…đây sẽ là bộ phận phải dành thời gian và công sức nhiều để có thể chuyển đổi sang làm việc online toàn thời gian. 
  • Bộ phận làm việc offline, không thể online: thực tế là nếu công ty nào có mảng thi công sẽ thấy ngay là bộ phận này không thể làm online được , đối với bộ phận này việc áp dụng chính sẽ là tìm cách đánh giá tình hình dịch bệnh để tiến hành điều chỉnh tiến độ theo thực tiễn triển khai. Cố gắng hoàn thành công việc nhanh nhất có thể có lẽ là giải pháp tình thế hợp lý nhất cho bộ phận này. Trong trường hợp bắt buộc tập hợp làm việc nhóm thì duy trì khoảng cách như yêu cầu và hạn chế số lượng người cần gặp gỡ.
Trong trường hợp bắt buộc tập hợp làm việc nhóm thì duy trì khoảng cách như yêu cầu và hạn chế số lượng người cần gặp gỡ.
Trong trường hợp bắt buộc tập hợp làm việc nhóm thì duy trì khoảng cách như yêu cầu và hạn chế số lượng người cần gặp gỡ.

B.2 Kỷ luật & Chế tài

Thực hiện làm việc từ xa (online) thì mối lo lắng của doanh nghiệp là khả năng tự quản của từng cá nhân, nhưng thời gian thực sự là kẻ thù của tự quản vì đó không phải là kỹ năng mà mọi người dễ dàng có được. Khi này chế tài của công ty là công cụ cần thiết để hỗ trợ nhân sự đạt mục tiêu. Tuy nhiên trước khi bàn về chế tài hãy xác lập những nguyên tắc kỷ luật sau: 

  • Lập kế hoạch công việc ở cấp độ cá nhân & quản lý đầu ngày: kế hoạch đầu ngày cực quan trọng trong việc giữ nhịp hoạt động của từng cá nhân và nhóm
  • Tổng hợp báo cáo kết quả đạt được cuối ngày: báo cáo kết quả cuối ngày ở cả cấp độ cá nhân và quản lý trong doanh nghiệp. 
  • Giữ kênh, thảo luận trên các nhóm dự án: việc trao đổi thường xuyên giúp duy trì việc trao đổi ý tưởng cũng như cung cấp giải pháp, bù đắp được khoảng cách, tạo dựng được văn hóa làm việc từ xa.
Kỷ luật thời chiến là cơ sở quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp thích nghi với bối cảnh dịch COVID-19
Kỷ luật thời chiến là cơ sở quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp thích nghi với bối cảnh dịch COVID-19

Tất cả các nguyên tắc thực hiện này không thể kéo dài nếu không có chế tài và giám sát từ công ty. Ngay khi bắt đầu việc tiến hành làm việc từ xa thì quản lý tiến độ là điều kiện sống còn của việc làm việc từ xa, chế tài để kiểm soát tiến độ cần được thống nhất trong toàn công ty và đặc biệt là các bộ phận quản lý tầm trung. Một cách đơn giản là chế tài sẽ là cây gậy để đảm bảo những nguyên tắc kỷ luật được thực hiện trong thời gian dài ( chưa biết khi nào kết thúc đợt dịch )

B.3 Công cụ & nền tảng hoạt động

Mỗi công ty có thể áp dụng những công cụ khác nhau, miễn phí hoặc trả phí. Riêng Kiến Việt áp dụng công cụ quản trị từ nền tảng Bitrix24, công cụ này khi trả phí thì cung cấp một nền tảng với qui trình mở có thể lập trình, ví dụ các quy trình xin phép, quy trình thanh toán, quy trình duyệt hồ sơ…ngoài ra còn cung cấp môi trường thông qua dashboard và nền tảng chat thông qua nhóm chat, dự án…

Về cơ bản một công ty sẽ cần một nền tảng có chức năng:

  • Thảo luận chung của công ty: ở Bitrix24 chúng tôi khai thác nền tảng chat là chủ yếu, ngoài ra các doanh nghiệp khác có thể sử dụng Workplace của Facebook hoặc group kín của Facebook.  
  • Nền tảng chat: Kiến Việt sử dụng nền tảng chat do Bitrix24 cung cấp, nhưng các bạn có thể sử dụng group chat của facebook hoặc Zalo , miễn là hỗ trợ và duy trì hệ thống. 
  • Nền tảng đàm thoại: video call của facebook, Hangouts của google hoặc Zoom có thể cung cấp chất lượng đàm thoại tốt cho các cuộc họp online.
  • Giao việc & quản lý dự án: Bitrix24 cung cấp cho chúng tôi một nền tảng giao việc cực tốt, khoa học theo từng cá nhân, nhóm dự án…một số công ty sử dụng hiệu quả google excel cho việc giao việc và quản lý công việc, chỗ khác áp dụng trello hoặc Asana…
  • Chia sẻ tài liệu: chúng tôi cũng chia sẻ tài liệu thông qua các Bitrix24 Driver , Dropbox, Google Driver 
Bitrix24 là một nền tảng ứng dụng có thể khai thác tốt cho áp dụng làm việc từ xa
Bitrix24 là một nền tảng ứng dụng có thể khai thác tốt cho áp dụng làm việc từ xa

Thực tế tuỳ vào từng công ty mà thói quen cũng như quan điểm người quản lý mà công cụ – nền tảng áp dụng khác nhau. Miễn phí không có nghĩa là không tốt , trả tiền không có nghĩa sẽ là tốt hơn. Hãy linh hoạt. 

C. Con người quản lý:

Con người ở đây bao gồm tất cả các cấp độ trong doanh nghiệp từ nhân sự thực tập cho tới quản lý. Tuy nhiên cái cần đề cao trong “tình trạng chiến tranh” này là khả năng tự quản là ý thức vai trò của các cấp quản lý, ngoài vai trò điều hành của CEO tôi cho rằng năng lực của quản lý cấp trung gian là cực kỳ quan trọng để đảm bảo sự thành công trong việc thực hiện làm việc online của doanh nghiệp, điều họ cần có là:

  • Năng lực làm gương: nếu đã là cấp quản lý, chắc chắn là bạn phải thể hiện vai trò trách nhiệm của mình trước rất nhiều anh em ở trong công ty, làm gương được thì bạn mới khuyến khích được các anh em theo chân thực hiện công việc. 
  • Năng lực xác định vấn đề và đưa ra khả năng giải quyết: xác định được vấn đề sớm trong tình huống cấp bách, tư vấn cho lãnh đạo, chủ động đề xuất giải pháp trước khi bị đòi hỏi là tư chất của một người làm quản lý tốt, những nhân tố như vậy sẽ hỗ trợ công ty rất nhiều trong cuộc chiến với dịch COVID-19, sau dịch họ chắc chắn là người có thể tiến xa. 
  • Năng lực giao việc: năng lực nhìn nhận con người, giao việc biết cách kiểm soát khối lượng, tiến độ, sức ép…những đòi hỏi tưởng đơn giản mà rất khó khăn. 
  • Năng lực giám sát công việc: năng lực sống còn của người làm quản lý “thời chiến”, khi bình thường thị trường tốt, dòng tiền tốt thì sai sót tiến độ, sai sót chất lượng thì có thể có thời gian và nguồn lực để cứu chữa, nhưng giờ tình huống đã khác, mọi cơ hội cần được chắt chịu và đảm bảo hoàn thành tốt. 

Việc thành bại áp dụng làm việc từ xa thực sự gắn liền với năng lực, thái độ của quản lý cấp trung gian, trong tình huống sinh tử thì lại là cơ hội để đánh giá được năng lực của từng cá nhân cho nhân sự cấp độ này.

D.Kết luận

Tóm lại, chuyển đổi online là một đòi hỏi khó khăn và chắc chắn sẽ phải trả giá nhiều cho mỗi công ty, còn rất nhiều khó khăn đón đợi trước mặt, mỗi doanh nghiệp chắc chắn sẽ phải tự tìm kiếm những giải pháp đáp ứng được đòi hỏi trong hoàn cảnh cụ thể của mình. Bài viết chỉ là một nỗ lực trong việc chia sẻ kinh nghiệm áp dụng phương thức làm việc từ xa và chúng ta đều biết kết quả có thành công hay không còn phụ thuộc rất nhiều biến số, tuy nhiên tôi luôn tin vào 03 điều: KỶ LUẬT, LINH HOẠT & TÍCH CỰC sẽ giúp ích rất nhiều cho mọi doanh nghiệp. Rất mong nhận được chia sẻ của các doanh nghiệp khác để cùng thảo luận phương thức hiệu quả.


KTS Vương Đạo Hoàng

Cùng trong chuyên đề: ” Văn phòng kiến trúc ứng phó với dịch COVID-19″: