Đánh giá rủi ro dự án kiến trúc: 31 câu hỏi cho KTS – Phần 2

1735

Kienviet.net đã đăng Phần 1 của “Đánh giá rủi ro dự án kiến trúc: 31 câu hỏi cho KTS”  tiếp theo sẽ là phần 2 cũng là phần cuối của nội dung về “đánh giá rủi ro trong dự án kiến trúc” của Tiến sĩ Ponn Virulrak.

Các câu hỏi về khả năng của kiến trúc sư.

Câu hỏi 13: Công ty của bạn đã đủ nhân lực, vốn và công nghệ để hoàn thành dự án thành công với chất lượng tốt?
Câu hỏi này là để đánh giá tổ chức của bạn với một cách tiếp cận định lượng. Cho dù bạn có đủ nguồn lực, chẳng hạn như; nhân viên, máy tính, phần mềm. Bạn cần phải thuê thêm người, xem xét việc thuê ngoài,tuyển dụng dịch giả tự do , hoặc mua thêm thiết bị? Và làm thế nào để quản lý những thứ đó?

Câu hỏi 14: Công ty của bạn có đủ chuyên nghiệp để thực hiện các dự án?
Câu hỏi này yêu cầu bạn đánh giá chính mình với cách tiếp cận “chất lượng”. Liệu nhân viên của bạn có đủ kinh nghiệm để thiết kế dự án như vậy hay không? Liệu công ty hay nhóm thiết kế của bạn có đủ tiềm năng để thực hiện các dự án ? Nếu không, bạn có thể xem xét việc thuê chuyên gia tư vấn hỗ trợ đặc biệt. Thí dụ; đối với việc thiết kế cơ sở y tế, bạn cần phải thuê bác sĩ, hoặc chuyên gia làm cố vấn của bạn.

Câu hỏi 15: Nhiệm vụ của kiến trúc sư quá trình xây dựng là gì?
Danh tiếng của kiến trúc sư đến từ thiết kế của mình và công việc xây dựng. Tuy nhiên, chất lượng của các công trình xây dựng phụ thuộc vào các nhà thầu. Vì vậy, để giữ uy tín của mình, vai trò của bạn là hướng dẫn các chủ sở hữu cách lựa chọn nhà thầu trong giai đoạn đấu thầu và đàm phán. Sau đó, trong giai đoạn xây dựng, bạn sẽ có thể thông báo cho chủ sở hữu về chất lượng xây dựng, dù là có thể chấp nhận hoặc không chấp nhận được. Nếu bạn không có tiếng nói trong dự án thì không có cách nào để cứu lấy danh tiếng của bạn.

Câu hỏi 16: Vai trò của bạn trong cơ cấu dự án?
Thông thường, trong một dự án thiết kế-thầu xây dựng, các chủ sở hữu thuê kiến trúc sư và sau đó các nhà thầu sẽ thuê. Việc thuê kiến trúc sư trong trường hợp này được tiến hành độc lập. Nhưng trong dự án thiết kế-xây dựng lại hoàn toàn khác, vì kiến trúc sư sẽ cùng với nhà thầu trình bày đề xuất dự án cho chủ sở hữu. Do đó, cấu trúc công việc của bạn và cấp độ thương lượng sẽ khác nhau. Việc kiểm soát chất lượng sản phẩm bạn đã thiết kế sẽ hoàn toàn khác biệt.

Các câu hỏi về khả năng tư vấn của công ty

Câu hỏi 17: Chuyên gia tư vấn của bạn có kinh nghiệm với các loại dự án này hay không?
Kiến trúc sư chủ yếu đều “ưa thích” nhóm các nhà tư vấn như kỹ sư hay nhà thiết kế nội thất luôn làm việc cùng nhau trong việc thực hiện các dự án thiết kế. Tuy nhiên, trong trường hợp bất thường, kiến trúc sư cũng phải thực hiện việc đánh giá. Kiến trúc sư cần phải đánh giá khả năng tư vấn hỗ trợ và thực hiện các dự án như vậy. Nếu bạn nghĩ rằng công ty của bạn có thể làm được còn các chuyên gia tư vấn không thể, thì đó là vấn đề thuộc về trách nhiệm của bạn.

Câu hỏi 18: Mối quan hệ của bạn với nhóm tư vấn dự án như thế nào?
Câu hỏi này là rất quan trọng, đặc biệt là khi các chuyên gia tư vấn như kỹ sư, nhà thiết kế nội thất, quản lý xây dựng, tư vấn kỹ thuật khác đã được khách hàng của bạn chọn chứ không phải bạn. Đối với những người mới, bạn cần có kỹ năng giao tiếp, cách thức làm việc, phối hợp, vv Những vấn đề này sẽ tốn thời gian nhất định mà rất có thể ảnh hưởng theo từng giai đoạn và có thể gặp phải những sai lầm trong triển khai dự án gây chậm trễ công trình.

Câu hỏi 19: Các chuyên gia tư vấn có mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp?
Đây là câu hỏi duy nhất mà thường được hỏi tại Hoa Kỳ hay châu Âu. Khi làm việc với các chuyên gia tư vấn, kiến trúc sư là một người lãnh đạo đội. Nếu các chuyên gia tư vấn thực hiện bất kỳ sai lầm như thiết kế sai gây thiệt hại cho khách hàng, lãnh đạo đội phải chịu trách nhiệm. Chi phí cho các thiệt hại như vậy đôi khi cao hơn rất nhiều so với tổng chi phí thiết kế. Nếu có bảo hiểm trách nhiệm đối với nhầm lẫn và sai sót thi bảo hiểm sẽ bao gồm tất cả các thiệt hại. Nếu các chuyên gia tư vấn cũng mua bảo hiểm, số tiền thanh toán bảo hiểm có thể được chia sẻ với trong nhóm thiết kế. Nếu có xảy ra sai sót, việc tăng phí bảo hiểm sẽ ở mức tối thiểu.

Câu hỏi 20: Nhà tư vấn có phải là người đúng hẹn?
Đây là câu hỏi liên quan đến hành vi và kỷ luật của nhà tư vấn. Khi bạn nộp thiết kế, xây dựng gói dữ liệu, hoàn thành các gói như vậy phụ thuộc vào việc hoàn thành công việc của tất cả các nhà tư vấn. Nếu các chuyên gia tư vấn làm việc không có ở đó, thì các tài liệu có thể được coi là chưa hoàn thành, dẫn đến sự chậm trễ. Nếu họ được biết đến là người không đúng hẹn, bạn nên xem xét về việc không làm việc với họ. Tuy nhiên, nếu không có lựa chọn nào khác, hoặc khách hàng yêu cầu bạn phải làm việc với người đó thì bạn nên tăng thêm thời gian vào trong kế hoạch làm việc của dự án.

Câu hỏi 21: Quá trình của tư vấn có thể tích hợp với quá trình tổ chức của bạn?
Một ví dụ rõ ràng cho vấn đề này là phần mềm máy tính. Nếu nhà tư vấn sử dụng ArchiCAD nhưng công ty của bạn sử dụng REVIT, dù cả hai phần mềm này đều là BIM, các chuyên gia tư vấn sẽ gặp khó khăn trong đọc tập tin. Việc chuyển đổi những tập tin đó dẫn đến nguy cơ mất mát thông tin hoặc thiếu chính xác.
** Lưu ý: Nếu bạn thấy rằng các chuyên gia tư vấn khách hàng có thể mang lại nhiều rắc rối thì bạn hãy xem dét đến việc yêu cầu khách hàng ký hợp đồng trực tiếp với người tư vấn đó để tránh khỏi nghĩa vụ pháp lý mà bạn phải thực hiện đối với những chuyên gia tư vấn. hiệu suất của tư vấn không tốt sẽ trở thành vấn đề của khách hàng.

Các câu hỏi về xây dựng

Câu hỏi 22: Ai là người quản lý xây dựng của dự án, lịch sử quá trình làm việc của người đó ra sao?
Quản lý Xây dựng (QLXD) là “trọng tài” đối với các vấn đề về xây dựng. Đó phải là người am hiểu và nhiều kinh nghiệm. Thông thường, quản lý xây dựng là người đại diện của khách hàng. Họ có quyền đưa ra quyết định về những vấn đề như làm việc; tiến độ, thanh toán và kiểm soát chất lượng. Kiến trúc sư phải hiểu rõ về vai trò của QLXD trong các dự án cụ thể. Và kiến trúc sư cũng nên duy trì mối quan hệ tốt với QLXD.

Câu hỏi 23: Phương pháp lựa chọn nhà thầu là gì?
Nhiều dự án tiến hành sơ tuyển nhà thầu (Pre-Qualification) để có được danh sách các nhà thầu có năng lực. Bạn nên tìm hiểu về cách nhà thầu được lựa chọn để vào đấu thầu dự án. Liệu nhà thầu nhập thầu có kinh nghiệm thích hợp cho các dự án như vậy hay không? Trình độ khiến các nhà thầu được chọn là gì? Bạn nên tìm kiếm thông tin như vậy. Trong một số trường hợp không có đấu thầu, nhà thầu được khách hàng trực tiếp lựa chọn cẩn thận. Các hoạt động xây dựng tạo ra hầu hết các gói đầu tư, do đó trong một số trường hợp, chủ sở hữu có thể lựa chọn nhà thầu là một người bạn lâu dài mà anh ta hoặc cô ta tin tưởng. Tuy nhiên, sự trung thực không có nghĩa là chất lượng tốt. Trong trường hợp như vậy, bạn không có sự lựa chọn nhưng bạn phải cẩn trọng trong quan hệ với nhà thầu. Bởi vì nếu hợp đồng kết thúc đối với khách hàng, khi nói đến tranh chấp, chủ sở hữu có xu hướng tin vào nhà thầu hơn kiến trúc sư.

Câu hỏi 24: Giới hạn của bạn trong việc trao đổi thông tin với các nhà thầu là gì?
Liên quan đến quản lý chất lượng kiến trúc sư của công trình xây dựng trên, câu hỏi này được đưa ra đối với các vấn đề về giao tiếp. Các kênh thông tin với nhà thầu phải được xây dựng và thống nhất ngay từ đầu khi dự án bắt đầu. nếu dự án có quản lý xây dựng (QLXD), Kiến trúc sư không nên tiếp xúc trực tiếp với các nhà thầu. Nếu vấn đề phát sinh từ chất lượng công việc của nhà thầu, kiến trúc sư phải thông báo cho QLXD để QLXD đưa ra quyết định.

Tuy nhiên, nếu dự án không có QLXD, và trong hợp đồng yêu cầu kiến trúc sư có nhiệm vụ kiểm tra công việc của nhà thầu “thì phải thỏa thuận với khách hàng để đảm bảo quyền của kiến trúc sư liên quan đến quyết định phê duyệt hoặc từ chối công việc của nhà thầu như QLXD làm, hay, kiến trúc sư có thể yêu cầu chủ sở hữu dự án đưa ra quyết định như vậy.

Không khuyến khích quyền trực tiếp đề xuất thay đổi công trình xây dựng hoặc cách thức xây dựng hoặc lắp đặt các công trình, bởi vì kiến trúc sư sẽ chịu trách nhiệm về kết quả. Nhà thầu có thể quy trách nhiệm cho kiến trúc sư nếu bất cứ điều gì sai sót. Kiến trúc sư nên hạn chế vai trò của mình trong việc chấp thuận hoặc từ chối công việc của nhà thầu.

Câu hỏi 25: Giá dự thầu của nhà thầu có hợp lý hay không?
Đối với dự án quy mô lớn, cần tiến hành khảo sát về thẩm định chi phí xây dựng. Nhưng đối với dự án quy mô nhỏ, kiến trúc sư sẽ phải tự dự toán và giúp chủ dự án tìm ra mức giá hợp lý. Giá không nên quá cao so với chủ sở hữu đang được khai thác, hoặc quá thấp sẽ tiềm ẩn rủi ro về chấtlượng xây dựng. Và như đã nói về “giá thầu” được so sánh với “giá trung bình”.

Trong dự án mà không sự giám sát của đại diện khách hàng hoặc khách hàng (hầu hết các trường hợp là quản lý xây dựng), có thể xảy ra gian lận trong việc đấu thầu. Nếu khách hàng không thực hiện thẩm định trong quá trình đấu thầu, khi giá thầu quá cao, khách hàng sẽ có khả năng quay với bạn và điều chỉnh nhu cầu đặc điểm kỹ thuật, giảm phạm vi thiết kế để phù hợp với mức giá mới. Điều này sẽ làm cho khách hàng phải chi trả cả chi phí đầu tư không cần thiết và danh tiếng của bạn về chất lượng thiết kế.

Câu hỏi 26: “Tình hình tài chính của nhà thầu ra sao?
Nhà thầu có tình hình tài chính yếu kém có thể gây ra sự chậm trễ trong triển khai dự án. Nhiều dự án yêu cầu nhà thầu cung cấp trái phiếu dự thầu, hoặc một số loại bảo lãnh khác. Tổng thầu (nhà thầu chính) phải có khả năng quản lý thanh khoản tài chính tốt. Với nền tảng tài chính không khỏe, khả năng dự án bị huỷ bỏ do nhà thầu sẽ cao, có ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian của dự án. Đối với bạn, nếu các khoản phí dịch vụ gồm cả quản lý xây dựng, sự chậm trễ của dự án cũng có nghĩa là chậm trễ thanh toán. Cách trực tiếp để kiểm tra tình hình tài chính là thông qua các văn phòng tín dụng. Hoặc kiến trúc sư có thể hỏi các nhà cung cấp vật liệu xây dựng xem họ còn cung cấp hạn mức tín dụng cho nhà thầu đó hay không. Nếu hầu hết các nhà cung cấp nói “không”, thì bạn có thể chắc chắn rằng các nhà thầu đang gặp khó khăn về tài chính.

Câu hỏi 27: Các nhà thầu có kinh nghiệm về dự án tương tự như dự án bạn đang làm không?
Nhà thầu không có kinh nghiệm về dự án tương tự như dự án bạn đang làm có thể đặt rất nhiều câu hỏi với bạn . Và họ cũng có thể gây ra nhiều sai lầm.

** Lưu ý: cho dù bạn không tham gia nhiều vào quá trình xây dựng vì bản vẽ thi công và thanh toán đã được ký kết. Tuy nhiên, danh tiếng của bạn vẫn nằm trong công trình đã hoàn thành. Nếu thiết kế của bạn trên giấy đẹp nhưng chất lượng công trình xây dựng lại tồi thì mọi người cũng sẽ phần nào quy lỗi cho các kiến trúc sư. Vì vậy, thời gian xây dựng thực sự là thời gian mà bạn phải trả tiền làm thêm giờ để kiểm tra chất lượng công trình xây dựng. Do vậy cần có một nhà thầu có khả năng đưa thiết kế của bạn đến với công chúng.

Các câu hỏi về hợp đồng

Câu hỏi 28: Quá trình thanh toán phức tạp như thế nào?
Bạn có được thanh toán tạm ứng từ dự án hay không? Hoặc bạn có cần phải chờ đợi cho đến khi dự án được hoàn thành? Hay khi nào các hạng mục của công trình được hoàn thành? Cách thức thanh toán như thế nào? Việc thanh toán sẽ theo tỷ lệ phần trăm hoàn thành hay tiến độ hàng tháng? Phải mất bao lâu để nhận được tiền mặt sau khi hóa đơn đã được xuất ra? Nếu khách hàng không thanh toán, sẽ xử phạt ra sao?

Đây là những điều được quy định trong các hợp đồng thanh toán. Chi phí khách hàng phải trả phụ thuộc vào tính phức tạp của thủ tục thanh toán. Thủ tục càng phức tạp thì bạn phải tính phí cho khách hàng càng cao.

Hầu như việc thanh toán ban đầu được thực hiện khi hợp đồng được ký kết. Sau đó, khi dự án tiến triển, việc thanh toán được thực hiện theo tỷ lệ phần trăm hoàn thành những công trình được giao, phụ thuộc vào phạm vi của những công trình kiến trúc sư được thuê thiết kế.

Câu hỏi 29: Các mục hoàn trả là gì?
Các chi phí liên quan đến thực hiện dự án như phí vận chuyển, in ấn, gửi thư và điện thoại. Kiến trúc sư phải có hợp đồng thoả thuận thích hợp liên quan đến chi phí của dự án có thể hoàn trả trực tiếp cho khách hàng. Cùng với đó là chú thích rõ ràng dưới dạng hoá đơn hoàn trả. Một số mục chi nhiều như vé máy bay đến cuộc họp phải được làm rõ xem ai là người phải chịu trách nhiệm hoàn trả.

Câu hỏi 30: Nếu xảy ra tranh chấp, thủ tục giải quyết như thế nào?
Hợp đồng thường quy định các điều khoản về giải quyết tranh chấp. Điều này giúp giải quyết các tranh chấp trong quá trình xây dựng. Hầu hết các thủ tục đều bắt đầu với đàm phán trực tiếp, hòa giải, sau đó là phân xử. Và cuối cùng, nếu không có được kết luận nào, họ sẽ bước vào kiện tụng. Các thủ tục này cần phải được quy định rõ ràng trong điều khoản hợp đồng của bạn.

Câu hỏi 31: Các điều kiện cho các chi phí lệ phí chuyên nghiệp phụ là gì?
Công việc thiết kế và phát triển dự án luôn luôn bao gồm các thay đổi. Thay đổi ngân sách, thời gian, hoặc các khuôn khổ là nhiều khả năng ảnh hưởng đến khối lượng công việc của kiến trúc sư trong một cách nào đó; sửa đổi thiết kế xây dựng và bản vẽ. Các điều khoản liên quan đến trật tự thay đổi và thêm phụ phí nên được bao gồm trong hợp đồng cho phép bạn đánh giá lại khoản phí chuyên nghiệp theo bất kỳ thay đổi được thực hiện trong dự án phát triển. Nếu không có thỏa thuận rõ ràng, bạn có thể mất lợi nhuận của bạn hoặc phải đối mặt với rủi ro cao.

Câu hỏi cuối cùng: Liệu rủi ro và thiết kế phí có cân bằng với nhau?
Tất cả 31 câu hỏi trước có chủ đề liên quan đến chính câu hỏi cuối cùng này..

Kết luận

Khi bạn chắc chắn về rủi ro của dự án, bạn có thể:
(1) Từ chối dự án, hoặc
(2) Yêu cầu thiết kế phí cao hơn để chi trả cho rủi ro của bạn.

Nếu bạn có thể nhận được chi phí thích hợp cho mỗi rủi ro, công việc sẽ được vận hành thuận lợi hơn. Nếu khách hàng muốn thoả thuận về các chi phí, thì bạn có nhiều phương án để điều chỉnh mà không cần phải lo lắng về việc mất tất cả lợi nhuận. Khi bạn hiểu kỹ lưỡng về những rủi ro của dự án thì hợp đồng sẽ có những điều khoản hoặc điều kiện hợp lý.

Đánh giá rủi ro của dự án không giới hạn khu vực tài chính, mà là tổng thể các cơ hội của dự án.
Trong cuộc sống nghề nghiệp của bạn, lợi nhuận có thể không đến từ mỗi công việc bạn đã làm. Đôi khi đánh giá của bạn là sai và bạn phải chấp nhận mất mát. Tuy nhiên, bạn không thể có mất tiền trên tất cả các dự án.

Ngoài ra, mục đích công việc của bạn không phải lúc nào cũng dựa trên doanh thu. Đôi khi, đó còn là tăng cường kết nối với khách hàng hoặc đáp ứng lợi ích cho khách hàng. Đôi khi bạn tham gia cuộc thi thiết kế, mặc dù rủi ro cao, chỉ để đạt được danh tiếng cho công ty của bạn. Hay bạn phục vụ cho các dịch vụ công cộng hoặc tri ân đối với nơi bạn yêu mến. Những điều đó là cần thiết.
Tuy nhiên, khi nói đến kinh doanh, đó không phải niềm vui và bạn phải biết cách bằng. Bạn nên ghi lại tất cả các mục đích của bạn đối với dự án và liên tục kiểm tra xem bạn đã đạt được mục đích đó chưa. Nếu không tính toán đến rủi ro, bạn có khả năng mất bất cứ điều gì mà bạn đã mong muốn: lợi nhuận; danh tiếng, quan hệ, vv…

Nếu kết quả cuối cùng không phải những gì bạn đã lên kế hoạch thì bạn phải chịu trách nhiệm cho hành động của mình.
Cảm xúc của bạn là kẻ thù số một liên quan đến rủi ro. Trong cơn bão thông tin, người duy nhất được chọn là lãnh đạo của công ty là bạn dù bạn muốn đi về phía trước, muốn chấm dứt, hay đánh giá lại vị trí của mình.

Vì vậy, bạn phải học cách kiểm soát những cảm xúc của mình. Bật hoặc tắt khi muốn.
Khi bạn đang chăm sóc khách hàng, bạn nên trở thành sinh vật máu nóng. Bạn phải thấy nhu cầu của họ hoặc mong muốn của họ. Nhưng khi bạn đang xử lý hoặc đánh giá thông tin kinh doanh, bạn phải từng bước trở thành máu lạnh. Bạn phải đặt sang một bên những cảm xúc của bạn, và chỉ còn lại với sự thật.
Nếu bạn có thể làm như vậy bằng cách tìm kiếm thông tin đúng, có quản lý tốt thông tin và đưa ra quyết định của mình mà không cần sự tham gia của cảm xúc, bạn sẽ thực sự kiểm soát được tình hình của mình. Và bạn sẽ có một thành công tuyệt vời trong kinh doanh.

Tài liệu tham khảo

– Viện Kiến trúc Mỹ. Sổ tay kiến trúc sư thực hành chuyên nghiệp. New York, New York: John Wailey & Sons, Inc., 2001.
– James P. Cramer, Scott Simpsons. Làm thế nào Các công ty thành công. Atlanta, MA: Greenway, 2002.

Về tác giả

Tiến sĩ Ponn Virulrak
Tiến sĩ Ponn Virulrak

Ponn Virulrak, Arch.D, AIA, LEED AP (BD + C)
Tiến sĩ Kiến trúc sư, Đại học Hawaii, Hoa Kỳ
Bachelor of Architecture, Chulalongkorn University, THAILAND
Cử nhân Luật (LL.M.), Sukhothai Đại học Thammatirat Open, THÁI LAN

Ông đã từng làm việc với nhiều công ty kiến trúc hàng đầu tại Hoa Kỳ và nhiều trường đại học. Ông được cấp giấy phép kiến trúc sư chuyên nghiệp khi đăng ký hình thức kiến trúc sư bang Nevada, Mỹ. và trở thành thành viên của Viện Kiến trúc Hoa Kỳ (AIA), Chi hội Quốc tế.
Chứng chỉ và bằng tốt nghiệp bao gồm; Lãnh đạo kiến trúc Năng lượng và môi trường của Hội đồng Công trình Xanh Mỹ.

Ông là giám đốc điều hành và sáng lập Công ty TNHH Tư vấn và Giải pháp WISDOM. Một công ty chuyên tư vấn về kỹ thuật, cung cấp nhiều dịch vụ khác bao gồm BIM) / Tư vấn về công trình xanh và bền vững / Giải pháp kinh doanh cho kiến trúc và kỹ thuật doanh nghiệp / Nghiên cứu về Luật Xây dựng và Phát triển Bất động sản / Giải quyết tranh chấp trong xây dựng công trình

Hiện nay, Ts.Ponn là Giảng viên toàn thời gian tại Khoa Kiến trúc, Đại học Chulalongkorn, Bangkok, Thái Lan

Dịch: KTS Phạm Văn Dũng | Biên tập: KTS Vương Đạo Hoàng

Nếu bạn thấy bài viết có ích, xin vui lòng share !