Đánh giá rủi ro dự án kiến trúc: 31 câu hỏi cho KTS

2441

LTS: Rủi ro trong ngành Kiến trúc tại Việt Nam có thể nói là hàng cao nhất khu vực châu Á bởi nhiều lý do: pháp lý, thói quen, văn hóa, đào tạo…rất hiếm khi bạn có thể tìm thấy tài liệu giúp cho Kiến trúc sư, và những nhà quản lý công ty tư vấn kiến trúc có những kiến thức để định hướng quản trị các dự án của mình. Được sự đồng ý của TS. Ponn Virulrak , một người bạn của www.kienviet.net, một chuyên gia về luật xây dựng, chúng tôi xin giới thiệu Phần 1 trong 31 câu hỏi mà KTS nên hỏi trước khi nhận một dự án.

Tác giả: Tiến sĩ Ponn Virulrak
Tiến sĩ Ponn Virulrak

Bài viết của Tiến sĩ Ponn Virulrak, AIA, LEED AP (BD + C), Cử nhân luật và Sucha Swathanangkul, được xuất bản lần đầu bằng tiếng Thái Lan

Quản lý rủi ro bao gồm 4 nội dung:
Xác định – xác định rủi ro
Đánh giá – phân tích rủi ro
Đối phó – chuẩn bị kế hoạch để kiểm soát rủi ro
Kiểm soát – thực hiện kế hoạch

Một dự án được quản lý tốt có thể sẽ mang lại lợi nhuận công ty của bạn, nhưng đi kèm với đó là một số loại rủi ro. Quản lý rủi ro là một vấn đề phức tạp đòi hỏi phải có kinh nghiệm và phải luôn luôn bắt đầu với việc tự đặt những câu hỏi chính xác về mỗi rủi ro có liên quan. Do đó, với tư cách là một tác giả, tôi hy vọng rằng một số câu hỏi sau đây sẽ rất hữu ích trong quản lý rủi ro cho kiến trúc sư và công ty của mình.

 Các câu hỏi về khách hàng

Câu hỏi 1: Khách hàng có khả năng thanh toán cho bạn không?
Câu hỏi này sẽ được cụ thể hoá bằng nhiều câu hỏi hơn như; ” khách hàng có tiềm năng chi trả chi phí xây dựng của dự án hay không?”. Đây là những câu hỏi về tình trạng tài chính của khách hàng hay còn gọi là khả năng thanh toán. Đây là câu hỏi đầu tiên phải được làm rõ. Để trả lời câu hỏi này, bạn phải có được các thông tin khác như; Tổng chi phí của dự án này là bao nhiêu ?, ngân hàng hoặc người nào cấp tín dụng / tiền vay cho khách hàng? Hồ sơ tín dụng của khách hàng như thế nào ?. Nói chung, khách hàng sẽ không chia sẻ thông tin đó với bạn. Nhưng bạn có thể tìm thấy những thông tin này thông qua các “Văn phòng Tín dụng” hoặc các nguồn khác. Nếu bạn chắc chắn rằng khách hàng của bạn không thể trả phí cho bạn, bạn nên bỏ qua dự án.

” Cảm xúc cá nhân là một loại bệnh phải được khắc phục.”

Sự sợ hãi sẽ làm cho bạn đánh giá quá cao đối phương và hành động dè dặt.
Tức giận và thiếu kiên nhẫn sẽ khiến cho bạn có những quyết định vội vàng, từ đó sẽ làm bạn mất đi các lựa chọn.
Quá tự tin sẽ làm cho bạn đi quá xa.
Tình yêu và tình cảm sẽ khiến bạn không nhận ra những thủ đoạn nguy hiểm của chính những người cạnh mình”

Robert Greene “33 chiến lược chiến tranh”

Câu hỏi 2: Dự án của khách hàng nhằm mục đích gì?
Hầu hết các dự án có mục tiêu đơn giản, chẳng hạn như để thu lợi nhuận, từ thiện, của công ty, là tài sản của khách hàng, vv Những mục tiêu này rất quan trọng đối với khách hàng của bạn. Nếu khách hàng không có mục tiêu rõ ràng thì khả năng cao là họ sẽ không theo qua dự án đến khi hoàn thành xây dựng. Ngược lại, với mục tiêu quá tham vọng, nguy cơ thất bại tăng lên.

Câu hỏi 3: Liệu khách hàng của bạn có kiến thức hay kinh nghiệm trong dự án xây dựng?
Nếu bạn được thuê thiết kế chung cư, khách hàng của bạn hiểu như thế nào về kinh doanh bất động sản chung cư? Dự án này sẽ là dự án đầu tiên hay lần thứ 15 của khách hàng? Các khách hàng đã có kinh nghiệm làm việc với các nhà thầu không? Sự hiểu biết về thuật ngữ xây dựng, hoặc các điều khoản cơ bản về lao động, máy móc, tiến độ thi công như thế nào? kiến thức của khách hàng về xây dựng sẽ giúp dự án diễn ra trôi chảy hơn và ít xung đột. Nếu là khách hàng lần đầu tiếp xúc với dự án kiến trúc , có thể họ sẽ hỏi nhiều câu hỏi mà không có ý nghĩa và sẽ làm gián đoạn quá trình làm việc.

Câu hỏi 4: Hiểu biết của khách hàng về ‘trách nhiệm của Kiến trúc sư” như thế nào?
Liệu khách hàng của bạn coi bạn là một người có khả năng vẽ tốt, một người xử lý quá trình cấp phép xây dựng, người tạo ra hình ảnh đẹp, một nhà tiếp thị, hay một Kiến trúc sư đích thực? nhận thức như vậy của khách hàng sẽ phản ánh cách ứng xử của họ với Kiến trúc sư. Bạn có thể tìm hiểu về khách hàng từ các Kiến trúc sư khác đã từng làm việc với họ. Hoặc bạn có thể hỏi khách hàng tên công ty kiến trúc hay kiến trúc sư đã làm việc với họ trước đó rồi bạn tiến hành tìm hiểu về công ty và kiến trúc sư này. Nếu khách hàng từ chối cung cấp thông tin này, có thể đó là dấu hiệu cảnh báo bởi vì chắc chắn phải có nguyên nhân nào đó khiến cho khách hàng không muốn bạn nói chuyện với nhà cung cấp dịch vụ trước đó của mình.

Câu hỏi 5: Ai là người ra quyết định của khách hàng?
Đây là một câu hỏi về cơ cấu tổ chức của khách hàng. khách hàng của bạn một cá nhân, một công ty, một ủy ban, một đại diện được ủy quyền, hay một gia đình? Mỗi dạng khách hàng sẽ ảnh hưởng đến thẩm quyền, quy trình và thời gian mà bạn cần để tính toán rủi ro. Nếu khách hàng của bạn không có quyền ra quyết định trong tổ chức thì bạn sẽ phải mất nhiều thời gian chờ đợi quyết định cuối cùng. Ví dụ, nếu khách hàng là một nhóm người được uỷ quyền giám sát dự án, sẽ có một cuộc họp chính thức trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào. Và nếu nó liên quan đến một số tiền lớn, quyết định sẽ được đưa ra dựa trên nghị quyết, quy định với các thủ tục hành chính phức tạp. Tất cả điều này sẽ giúp bạn tính toán chính xác về thời gian dự án và chủ yếu là việc thanh toán các khoản phí.

Câu hỏi 6: Mong muốn của khách hàng có khả thi hay không?
Đây là một câu hỏi quan trọng đặc biệt là khi khách hàng của bạn không có kinh nghiệm. Khách hàng ít kinh nghiệm thường có kỳ vọng không thực tế. Họ có xu hướng đơn giản hóa vấn đề và nghĩ rằng các giải pháp đều được đưa ra dễ dàng. Vì vậy, họ sẽ trở nên liều lĩnh. Chẳng hạn như, quản lý dự án không có tiền dự phòng khẩn cấp, quyết định về chuyên môn, kĩ thuật. Là một kiến trúc sư giàu kinh nghiệm, bạn phải làm cho họ hiểu được những gì có thể và những gì không. Đối với khách hàng không thực tế, bạn nên nghiền nát giấc mơ của họ trước khi nó trở thành một cơn ác mộng thực sự.

Câu hỏi về dự án.

Câu hỏi 7: Dự án này có nhiều rủi ro về pháp lý hơn so với các loại dự án khác hay không?
Đây có thể không phải là một câu hỏi phổ biến trong giới kiến trúc Thái Lan (nơi bài viết này được xuất bản lần đầu) nhưng lại rất phổ biến ở các nước khác. Ví dụ, các dự án chung cư ở Hoa Kỳ, các kiến trúc sư thường bị kiện vì công việc của mình, chủ yếu liên quan đến các khía cạnh thiết kế khuyết tật tiếp cận hoặc lối thoát hiểm khi hỏa hoạn. Có luật sư chuyên về các trường hợp như vậy. Tại Thái Lan, EIA (cơ quan đánh giá tác động môi trường) chính là một trong những nguy cơ lớn liên quan đến giấy phép. Không có các nhà xây dựng bất động sản nào biết chắc chắn mình có liên quan cho đến khi báo cáo của họ sẽ được Ủy ban EIA chấp nhận. Một số dự án không có giấy phép và trì hoãn quá trình xây dựng nửa năm so với dự kiến, trong khi đó khách hàng đã bắt đầu trả góp, trong một số trường hợp, dẫn đến kiện. Kiến trúc sư phải tìm hiểu về trường hợp này để tính toán rủi ro pháp lý cho dự án, và coi đó là trách nhiệm của mình. Chủ sở hữu có thể buộc tội bạn để họ sẽ không phải trả thiết kế phí cho bạn, hoặc thậm chí khởi kiện bạn vì đã gây thiệt hại cho họ. Khi nói đến xử án dân sự, các kiến trúc sư có ít tiền hơn so với chủ sở hữu sẽ rất khó để thắng kiện.

Câu hỏi 8: Kích cỡ, quy mô, thời gian và chi phí có hợp lý không?
Một kiến trúc sư có kinh nghiệm phải thường xuyên phân tích dự án . Một dự án lớn và phức tạp với thời gian rất hạn chế, đòi hỏi số lượng lớn nhân lực và quản lý xuất sắc về thiết kế và quá trình xây dựng. Đôi khi, thậm chí thuê ngoài cần phải được quản lý chặt chẽ. Do đó, khi dự án gặp khó khăn, bạn cần phải thoả thuận thiết kế phí. Nếu thiết kế phí thấp, bạn sẽ phải chịu rủi ro cao và căng thẳng. Có thể lựa chọn rút ngắn thời gian để tăng lợi nhuận, nhưng chắc chắn điều này sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của thiết kế.

Câu hỏi 9: Tài chính của dự án lấy từ đâu?
Nếu là một dự án tư nhân, là dự án được tài trợ bởi tiền bẩn? Nếu bạn không biết được điều này, bạn có thể sẽ trở thành một công cụ cho hoạt động rửa tiền. Nếu nó là dự án của chính phủ, bạn nên kiểm tra xem ngân sách cho dự án đã được chính thức phê duyệt hay chưa? Trong nhiều trường hợp, kiến trúc sư có thể nhận được yêu cầu từ các quan chức chính phủ đòi hỏi các kiến trúc sư cung cấp thiết kế và trình bày với các quan chức cấp cao. Bạn phải hiểu rằng những trường hợp này là vì tiền chứ không phải là sản phẩm dựa trên ngân sách được duyệt. Bạn sẽ phải làm việc trước. Và nếu nó từ chối, thì bạn đang làm việc miễn phí. Ngoài ra, sự chậm trễ thanh toán là một trong những rủi ro của dự án chính phủ.

Câu hỏi 10: Dự án này có liên quan đến công nghệ mới mà chưa bao giờ được sử dụng hoặc không nổi tiếng ở đất nước của bạn hay không?
Công nghệ mới có giá cao bao gồm: mua sắm, lắp đặt, tư vấn, bảo trì vv Bạn cần phải đầu tư nhiều thời gian hơn để nghiên cứu công nghệ như vậy để đảm bảo rằng công nghệ này được sử dụng đúng cách và hiệu quả. Điều đó có nghĩa là thêm một khoản phí cho bạn.

Câu hỏi 11: dự án có nằm trong khu vực dễ xảy ra thiên tai hoặc khủng bố hay không ?
Một dự án được xây dựng tại khu vực này có thể phải dừng lại hoặc thậm chí đối mặt với phá sản. rủi ro này phải được đánh giá kỹ lưỡng. Rủi ro bao gồm cả thảm họa thiên nhiên như động đất, bão, sạt lở đất, hoặc đe dọa khủng bố có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện dự án. Bạn nên kiểm tra xem chủ đã mua bảo hiểm chưa. Nếu chủ sở hữu bị phá sản, bạn sẽ không được trả tiền.

Câu hỏi 12: mối quan hệ giữa chủ dự án và cộng đồng xung quanh như thế nào? ?
Nếu tổ dự án không được cộng đồng xung quanh ủng hộ thì sẽ phải đối mặt với những rắc rối như kiện tụng, phương tiện truyền thông hoặc tấn công mạng xã hội, phá hoại, hoặc biểu tình đường phố. Tất cả các hình thức phản đối của người dân địa phương, tổ chức phi chính phủ (NGO) với chương trình cá nhân. Cộng đồng tin rằng dự án sẽ tác động tiêu cực đến cuộc sống của họ và đó là lý do tại sao họ không muốn dự án sẽ được thực hiện ở đó. Việc tìm hiểu về các nguy cơ này rất đơn giản, bạn chỉ cần truy cập trang web và trò chuyện với cộng đồng. Ở một số quốc gia “quyền cộng đồng” được pháp luật bảo hộ, nếu trường hợp ra toà, dự án có thể sẽ bị trì hoãn hoặc thậm chí bị hủy bỏ.

Các bạn đọc tiếp phần 2 về các câu hỏi dành cho KTS, Công ty…

Dịch: Phạm Văn Dũng | Biên tập: KTS Vương Đạo Hoàng

Nếu bạn thấy bài viết có ích, xin vui lòng share !