LTS – Một bài hướng dẫn làm việc nhóm với phần mềm Autodesk Revit của Bill Knittle – một chuyên gia về AEC và Revit, hi vọng sau bài viết này các bạn sẽ hiểu hơn về cơ chế làm việc nhóm trong Revit. Các bạn chú ý là hướng dẫn này được làm trên Revit 2008 hoặc 2009.

Chấp nhận phương pháp Mô hình Tham số Công trình là một bước tiến lớn có thể nhờ vậy mà qui trình điển hình của một dự án kiến trúc sẽ có sự thay đổi đáng kể. Cốt lõi sức mạnh của Revit là cách khai thác một cơ sở dữ liệu duy nhất của chương trình cho toàn bộ dự án nhưng chính dDữ liệu duy nhất này, vốn rất mạnh mẽ, nhưng cũng lại là thử thách đáng kể cho các nhóm thiết kế.

Một khó khăn hiển nhiên và đầu tiên là làm thế nào để chia sẻ cơ sở dữ liệu đơn cho các thành viên trong nhóm dự án, Nhằm giải quyết vấn đề này, Revit sử dụng một tiến trình gọi là Worksharing hay còn gọi là Worksets.

Giải thích từ vựng của Worksharing

Nhằm để hiểu thuật ngữ worksharing, đầu tiên hãy làm quen với những thuật ngữ cơ bản sau:

Central File: một kho chứa dữ liệu dự án chính gồm tất cả các dữ liệu mô hình công trình được chia nhỏ thành các khu vực logic mà được tạo và lưu trữ trong một vị trí chia sẻ nào đó trên mạng để nhiều hơn một người có thể cùng làm việc trên dự án đó.
Local File: Một bản sao của Central file được lưu trên một máy trạm của thành viên trong nhóm dự án hoặc một vị trí nào đó trên mạng. Tệp này đóng vai trò như một cơ cấu liên kết để làm việc trên Central file
Workset: Một tập hợp của các thành phần có thể chỉnh sửa bởi duy nhất bởi một thành viên nhóm dự án tại một thời điểm.

Element Borrowing: (mượn thành phần) một tiến trình có thể cho phép một thành viên nhóm dự án điều chỉnh một thành phần (element) thông qua hoặc không kiểm tra một Workset. Element borrowing diễn ra một cách tự động khi một thành viên nhóm dự án chọn một thành phần để hiệu chỉnh tùy vào việc đối tượng đó không thuộc về hay “được mượn” bởi ai khác trong nhóm dự án chưa. Các đối tượng mà thuộc sử dụng bởi những thành viên khác trong nhóm sẽ không được mở để “cho mượn”

Editing Requests: Khi một thành phần được chỉnh sửa bởi một thành viên nhóm dự án khác, người này duy trì quyền chỉnh sửa đối với những thành phần này. Bởi vậy mà khi một thành viên khác trong nhóm dự án muốn chỉnh sửa một thành phần bị quản lý, anh ta phải gửi một yêu cầu tới người đang quản lý thành phần để được cấp phép chỉnh sửa thành phần đó.

Cơ chế hoạt động của Worksharing

Tiến trình cơ bản của worksharing được vạch ra trong vài bước sau:

1. Một người khởi tạo một dự án và bắt đầu xác lập những thông tin và hình học ban đầu. Mô hình tham số công trình được phát triển hướng tới một điểm chắc chắn

2. Sau đó, những người khác yêu cầu và worksharing được thiết lập cho dự án

3. Revit tự động phân công những thành phần khác nhau của dự án cho các các Workset logic

4. Sau đó tệp tin được lưu lại như là một Central file đối với hệ thống mạng, và một hậu tố “-central” được gắn với tệp tin này nhằm xác định rõ ràng.

5. Khi đó các thành viên sẽ lưu tệp Central file thành Local file trên máy tính của họ hoặc trên mạng chung và đổi tên tệp với một hậu tố như “-bknittle“

6. Những Workset phụ có thể được tạo trong Local file của người dùng nhằm tập hợp các thành phần công trình thành các nhóm logic

7. Người dùng thực hiện các điều chỉnh thông qua cơ chế Element Borrowing hoặc trả về một Workset thông qua Local file của họ. Element borrowing trong một Workset được kiểm tra bởi một thành viên khác trong nhóm có thể được thực hiện thông qua Editing Requests

8.Mỗi thành viên của nhóm tạo tệp Local file thông thường và cũng lưu nó tới tệp Central file trong cả ngày

9. Mỗi thành viên nhóm nạp lại tệp Central file nhằm đồng bộ lên tệp Local file của họ.

10. Người dùng với những Workset được kiểm tra có thể bỏ quyền quản lý của mình bất cứ khi nào

Quy trình này được miêu tả chi tiết trong phần còn lại của bài hướng dẫn

Bắt đầu tiến trình

1. Nhấn chuột lên nút workset trên Workset Toolbar (bạn cũng có thể thao tác thông qua nút File từ menu thả)

CHÚ Ý: sẽ không thể đảo ngược khi Worksharing được thiết lập.

2. Bảng thông báo Worksharing sẽ xuất hiện. Bảng thông báo dẫn người dùng tới một tên cho các cao độ, lưới và workset chia sẻ chung mà ở đó có những đối tượng mô hình mặc định. Tên mặc định cơ bản bước khởi đầu tốt, bởi vậy họ cần không được thay đổi tên trừ trường hợp cần thiết. Chọn OK khi đã sẵn sàng.

3. Cửa sổ Workset sẽ xuất hiện, cho phép người dùng thấy được các Workset hiện có hoặc tạo thêm các Workset phụ. Tất cả các thành phần có thẻ được nhìn thấy ngay lập tức hoặc được lọc thông qua thư mục Show category. Worksets gồm có những loại sau User-Created, Families, Project Standards, và Views.

Các mẫu khác nhau được miêu tả vắn tắt bên dưới đây

Workset mặc định

• Views: đối với mỗi view, view dành riêng của workset được tạo tự đông trong đó có những thông tin được định nghĩa của view đó và bất cứ thành phần cụ thể của view như là các chú thích.

• Families: một family workset được tạo cho mỗi family được định nghĩa trong dự án.

• Project Standards: mỗi thiết lập của dự án được tạo trong mỗi workset của nó. Những tiêu chuẩn này về Vật liệu, Kiểu nét, vv..vv…

Workset do người dùng khởi tạo

• Chia sẻ lưới trục và cao độ: ngay khi bắt đầu của thiết lập worksharing, workset này tự động khởi tạo các đối tượng cao độ và lưới trục sẵn có

• Workset 1: tất cả được bỏ lại khi đặt vào trong workset này.

Khởi tạo Central File

1. Mở File >Save as sẽ tạo nên một Central File. Kinh nghiệm là tệp Central File nên được đặt một tên có hậu tố là “-central” và được lưu trên một vị trí chia sẻ trên network. Điều này sẽ cho phép các thành viên nhóm dự án sao chép trên máy của mình hoặc trên mạng chung. Nhấn vào nút Options

2. Hộp chọn Make this the Central location after save sẽ được chọn sau khi worksharing được gọi lên.

3. Trong File menu, chọn Relinquish all Mine (Từ bỏ tất cả các thành phần của tôi). Điều này sẽ bỏ toàn bộ các Workset đã được tạo và khiến cho các thành viên còn lại của nhóm có thể truy cập vào chúng.

Khởi tạo tệp Local Files

Mỗi thành viên của nhóm dự án sẽ mở tệp Central file và thực hiện việc sao chép lại qua lệnh File > Save As. Kinh nghiệm cho thấy là nên đặt tên của Local File cùng tên của dự án và sau đó thêm hậu tố “-[Login Name]” (tên của máy mà người đó dùng) và lưu nó trên ổ cứng của máy cá nhân. Một liên kết ảo sẽ được tạo nên bởi Revit nhằm kết nối hai tệp tin này lại.

CHÚ Ý: thực tế là một số trưởng nhóm dự án tạo những tệp Local File cho nhóm của mình và lưu các tệp Local Files trên mạng để sao lưu. Người dùng sau đó sẽ mở những tệp Local Files cụ thể. Hãy kiểm tra tốc độ của mạng chung. Và Central File không nên mở sau thời điểm này.

Lợi ích của Wokset

• Một dự án lớn có thể chia nhỏ thành các phần để quản lý.

• Mỗi thành viên trong nhóm dự án có thể được phân công một Workset nhằm giao cho họ chịu trách nhiệm độc lập một phần của công việc.

• Khi mở một dự án, người dùng có thể quyết định Workset nào được mở

• Kỷ luật có thể thực hiện một cách độc lập từ người này sang người khác thông qua việc tạo nên các nguyên tắc cụ thể trong các Workset trong cùng một dự án (điển hình trong công ty AE)

• Hiển thị của một Workset có thể điều khiển qua từng view.

Những hạn chế của Workset

• Việc lưu trữ và nạp lại thông tin giữa các tệp Local File tới Central File cần phải thực hiện một cách thủ công để giúp cho nhóm dự án và Central file được đồng bộ

• Cần phải thực sự hiểu cơ chế Editing Requests về phương diện ngôn ngữ cũng như điện tử

• Bất cứ ai cũng có thể khởi tạo Workset

• Phải phụ thuộc vào các thành viên trong nhóm thực hiện lệnh từ bỏ quyền chỉnh sửa (lệnh: relinquish all Worksets) vào cuối mỗi ngày để đảm bảo dự án vẫn tiếp tục được thực hiện, ngay cả khi những người đó đi nghỉ hoặc ốm bệnh.

Cân nhắc khi khởi tạo Workset:

• Qui mô của dự án

• Qui mô của nhân lực

• Vai trò của các thành viên nhóm dự án (xây dựng mô hình hoặc phác thảo, Kiến trúc hoặc MEP, vv..vv…)

• Lên kế hoạch cẩn trọng với nhóm cách mô hình công trình sẽ được phân công và chia nhỏ thành các Workset logic và đơn giản.

Khởi tạo Workset

1. Nhấn vào nút Workset trên Workset Toolbar. Nút này sẽ khởi động cửa sổ bảng Workset.

2. Trong cửa sổ bảng Worksets lựa chọn nút New. Nút này sẽ khởi động cửa sổ bảng New Workset

3. Đặt tên mới cho Workset sao cho có thể miêu tả được các thành phần nào sẽ được phân công cho nó. Cách này giúp loại bỏ được nhầm lẫn. Lựa chọn Visible by default in all views, lựa chọn này sẽ khiến cho Workset linh hoạt nhất.

CHÚ Ý: khi khởi tạo một Workset nghĩa là người khởi tạo sẽ trở thành người quản lý nó.

4.Mở một view để làm việc. View mặt bằng hoặc view góc nhìn 3D rất tốt cho việc dịch chuyển các đối tượng tới một Workset. Lựa chọn những đối tượng thông thường (như tường, cửa, cửa sổ, vv..vv..) và trong bảng Option Bar chọn Properties hoặc Click Chuột Phải chọn Properties. Trong bảng Element Properties dưới mục Instance Parameters, tìm mục Identity Data. Tìm tham số Workset. Kích hoạt menu thả và chọn một Workset mới.

5. Tiếp tục tiến trình này nhằm tạo và phân công các thành phần tới các Workset phụ.

Lưu tệp Local, lưu dữ liệu về tệp Central và tải lại dữ liệu mới nhất

Quan trong phải có được một kế hoạch đươc tổ chức tốt khi tiến hành bước worksharing. Số lần để tiến hành thực hiện việc lưu trữ thông tin dự án và cập nhật trong suốt ngày cần phải đuợc lựa chọn cẩn thận sao cho không gây ảnh hưởng qui trình thực hiện dự án, ví dụ, thời gian cập nhật dự án có thể lúc bữa trưa hoặc ưu tiên vào ban đêm.

1.Lưu tệp Local File có thể được hoàn thành bởi nút Save trên Standard Toolbar hoặc dùng menu File>Save hoặc dùng phím tắt Ctrl+S. Tất cả các lựa chọn trên đều dùng để thực hiện lệnh lưu trữ.

2. Lưu dữ liệu về Central có thể được hoàn thành bởi một trong hai cách. Cách đầu tiên liên quan tới nút Save to Central trên thanh Standard Toolbar. Lệnh này cập nhật các thay đổi gần đây tới tệp Central. Tuy nhiên, lệnh này lại không trả lại dữ liệu trên Workset mà người dùng khởi tạo. Cách tốt hơn là nền sử dụng lệnh File > Save to Central. Cách này sẽ cung cấp người dùng rất nhiều lựa chọn khi thực hiện lệnh. Cửa sổ bảng File Save As sẽ được khởi động.

3. Trong bảng File Save As , người dùng có thể từ bỏ bất cứ Workset nào mà họ đang quản lý cũng như lưu tệp Local của chính mình. Một mục Comment được cung cấp nhằm để người dùng ghi chú về vấn đề này.

4. Đồng bộ một dự án có thể đồng thời thực hiện theo nhiều cách khác nhau. File>Reload Latest là một trong những cách để cập nhật tệp Local File. Câu lệnh tắt RL cũng có thể dùng khi cần đồng bộ hóa dữ liệu.

Làm việc trong môi trường chia sẻ

Hiệu chỉnh các thành phần trong Workset được kiểm tra bởi bạn là câu chuyện thứ nhất. Tuy nhiên, nếu thành phần đó lại thuộc về một Workset mà không thuộc về bạn hoặc lại thuộc quản lý bởi người dùng khác, việc điều chỉnh lại phải thông qua Element borrowing.

Element Borrowing xuất hiện khi hiệu chỉnh lên một thành phần (element) mà bạn không quản lý. Một biểu tượng nhỏ giống một mảnh ghép với một đường thẳng xuyên qua thể hiện rằng nó đang bị khóa.

Hai vấn đề sẽ xảy ra tại thời điểm đó. Người dùng sẽ nhấn chuột lên miếng ghép và:

1. Người dùng sẽ ấn biểu tượng và các thành phần (element) sẽ được mở để hiệu chỉnh. Điều này xuất hiện khi một thanh phần làm một phần của Workset mà không được kiểm tra hoặc quản lý bởi người dùng đó.

2. Người dùng sẽ bấm vào biểu tượng và một cảnh báo sẽ xuất hiện báo hiệu đối tượng này đang được quản lý bởi người dùng khác. Bạn sẽ thấy một lựa chọn để thực hiện một Editing Request.

Editing Requests được phân bổ thông qua Revit từ một người dùng yêu cầu thành người dùng tiếp nhận.

1. Người yêu cầu sẽ được nhấn vào nút Place Request nhằm cảnh báo người quản lý và sau đó gọi điện hoặc thông qua IM , email tới người dùng khác. Người yêu cầu có thể đợi 1 phút và nhấn nút Checknow để kiểm tra xem yêu cầu của anh ta có được thông qua không hoặc tiếp tục (Continue) làm việc trong khi yeu cầu được trả lời.

2.Người quản lý của thành phần đó sẽ nhận cuộc gọi, IM hoặc email và nhấn vào nút Editing Request trên Workset Toolbar.

3. Điều này sẽ khởi động bảng Editing Requests hiển thị tất cả các yêu cầu đang có từ những thành viên nhóm dự án. Người quản lý sẽ đồng thời nhấn nút Show để xem các thành phần (elements) và nhấn nút Grant nhằm thông qua yêu cầu cho mượn hoặc ấn nút Deny/Retract nhằm không cho phép mượn thành phần đó.

4. Nếu như người yêu cầu đợi và bấm nút Check Now, Revit sẽ chuyển tiếp các yêu cầu được chấp thuận từ người quản lý

5. Nếu như người yêu cầu nhấn nút Continue, người quản lý sẽ đồng thời bị gọi, IM hoặc email yêu cầu. Nhưng nếu điều đó không xuất hiện, người yêu cầu đơn giản là ấn nút Workset trên thanh Workset Toolbar và kiểm tra cột Borrowers xem yêu cầu đã được thông qua chưa ?

CHÚ Ý: Chỉnh sửa yêu cầu vẫn cần một phương thức giao tiếp miệng bên ngoài Revit nhằm hiểu hoặc duỵệt một yêu càu điều chỉnh. Khi một yêu cầu được thông qua, nó sẽ không còn xuất hiện trong bản Editing Request của tất cả các bên.

Cải thiện hoạt động của Worksharing trong Revit

Những dự án hướng tới duy trì vòng đời của chúng, đôi khi thường dẫn tới việc tăng dung lượng tệp dẫn tới việc làm chậm hệ thống. Revit cung cấp khả năng mở các dự án một cách có lựa chọn qua các Workset của nó.

Người dùng sẽ bắt đầu tiến trình mở một dự án thông qua vài cách: File>Open, và nút Open hoặc lệnh tắt Ctrl + C. Trong cửa sổ bảng Open dưới Open Workset, có vài cách khác nhau để mở một dự án.

• All: mở tất cả các Workset của dự án

• Editable: mở tất cả các Workset mà bạn đã kiểm

• Last Viewed: mở Workset mà đã được mở vào lần trước khi làm việc trong dự án đó.

• Specifi: mở Workset được lựa chọn trong bảng Opening Worksets

Hiển thị của Worksets

Lợi ích rõ ràng của Worksets là có khả năng điều khiển thiết lập hiển thị, cho dù nó BẬT hay TẮT hoặc làm mờ để nhìn rõ hơn.
Gray Inactive Workset Graphics là một lựa chọn có thể kích hoạt theo nhiều cách: ấn nút Gray Inactive Workset Graphics trên Workset Toolbar hoặc chọn hộp chọn trong bảng Workset

Visibility Graphics cung cấp một tab phụ có tên là Worksets có khả năng bật tắt hiển thị của các thành phần trong Workset. Các đơn giản để truy cập nó thông qua Nhấn chuột phải trong view, hoặc tới View > Visibility Graphics, hoặc sử dụng lệnh tắt VV/ VG. Sau đó lựa chọn tab Worksets. Cuối cùng chọn hộp chọn để thấy các Workset hoặc không chọn hộp chọn để ẩn các Workset.

Các thủ thuật khác

Back-ups: khi Worksharing được kích hoạt, Revit tự động khởi tạo một thư mục sao lưu cho các tệp Central file & Local File. Các bản sao lưu gia tăng được quản lý bởi chức năng Save As.

Những phiên bản mới hoặc những bản nâng cấp(New Releases or Builds): khi một phiên bản mới hoặc bản nâng cấp được ra đời, trưởng phòng IT hoặc cac Trưởng nhóm dự án cần phải mở Central File và lưu nó thành phiên bản mới. Sau đó ngườidùng có thể khởi tạo Local File từ Central File mới và tiếp tục làm việc.

Linked Data: dữ liệu dự án ngoài có thể liên kết tới Revit và phân bổ tới một Workset để quản lý hiển thị phụ. Revit đồng thời tạo một tab cho Revit Links trong cửa sổ Visibility Graphics.

Detaching from the Central File (Tách khỏi tệp Central File): chức năng này sẽ hủy liên kết giữa Local File và Central File. Chức năng này có thể truy xuất thông qua việc mở một Local File và chọn hộp chọn của lệnh Detach from Central. Revit sẽ giải thích điều gì sẽ xảy ra và yêu cầu thông qua trước khi tiến hành.

Qui trình chia sẻ công việc

Kết luận, những bước được miêu tả trong bài hướng dẫn này có thể được tổng kết trong sơ đồ Worksharing dưới đây:

Về tác giả bài viết

Bill tốt nghiệp đại học Hartford chuyên ngành Architectural Engineering và có 8 năm tích lũy trong nghành thiết kế “thế giới thực”, quản trị và CAD trong lĩnh vực kiến trúc. Tại công ty George J. Donovan AIA & Associates, Architects, ông có công trong việc thực hiện, quản lý, và đào tạo đồng sự của mình trong việc chuyển đổi từ AutoCAD sang Autodesk Architectural Desktop. Bill có niềm say mê với Building Information Modeling (BIM) và khả năng mà nó đem lại cho tương lai ngành thiết kế. Các bạn có thể liên lạc với anh theo địa chỉ bill.knittle@synergis.com.