7 cách để KTS cải thiện hiệu quả công việc.

2202

Hầu như tất cả các KTS hiện tại đều biết rằng, chuyện hành nghề Kiến trúc đang ít nhiều có trục trặc. Bắt nguồn từ thời sinh viên trên giảng đường Đại học cho đến khi đã tốt nghiệp bắt đầu chuyển sang học và hành nghề, xu hướng làm việc quá tải hiện đang là đề tài gây tranh cãi. Nhưng trong khi có những ý kiến cho rằng chuyện này đang thay đổi, thì dường như không phải diễn ra trong một sớm một chiều. Vậy thì, một KTS chịu áp lực làm việc quá tải có thể giảm thời gian làm việc để làm những điều hợp lý hơn không? Lần đầu tiên được công bố bởi ArchSmarter, bài viết này giúp bạn khám phá ra “Làm thế nào để KTS cải thiện hiệu quả công việc” cho phép bạn giành lại thời gian đã mất một cách hiệu quả nhất, và giảm thiểu những công việc không cần thiết

“Cái gì nhòe mờ giữa bản vẽ của em thế kia? Đó là một phần của ý tưởng à?” Giáo viên phản biện hỏi tôi.
“Um…” Tôi ngập ngừng trả lời bẽn lẽn, trong khi liếc qua bản vẽ: “Em nghĩ đó là nước miếng. Em đã gần như không ngủ trong 2 ngày, và đã ngủ gục khi đang tô màu dở”
“Tốt”, giáo viên phản biện nói: “Chuyện thức thâu đêm suốt sáng là điều quá bình thường. Nó là cơ hội rèn luyện khá tốt cho em khi bắt đầu hành nghề thực tế”.

Càng suy nghĩ thêm, tôi càng thấy lẽ ra nên nói với giáo viên phản biện về các tác động xấu đến sức khỏe của việc làm “cú đêm”, chứ không phải việc đề cập đến mối quan hệ nghịc đảo giữa thời gian làm việcnăng suất thực tế. Và đúng như thế, tôi đủ may mắn khi giữ vững lập trường, giữ mình từ việc ngủ quên chảy dãi kia.

Khi tôi đang còn ngồi trên ghế nhà trường, chuyện làm “cú đêm” gần như là huy hiệu danh dự. Một niềm tự hào để khoe với bạn bè, rằng mình đã làm việc chăm chỉ lắm, và mài nó được thành đồ án. Hy sinh sức khỏe, hoạt động ngoại khóa và các mối quan hệ cá nhân là chuyện đương nhiên khi làm sinh viên Kiến trúc. Chúng tôi đã từng lầm tưởng như vậy.
Sự hy sinh đó lẽ ra có thể giúp phát triển tinh thần làm việc, nhưng liệu nó có chỉ dạy về cách làm việc hiệu quả? Câu trả lời là “Hầu như không”. Không hề có chỗ cho sự thông minh, hay cho chuyện làm việc có đầu óc. Tất cả chỉ là lao đầu vào tính giờ. Thật không may cho phần lớn sinh viên chúng tôi, thái độ làm việc dài hơi sai lầm này đã hằn sâu tới quá trình hành nghề sau này.

Vậy, hiệu quả là gì?

Đồng hồ treo tường bê tông 4D / Studio Thiết kế 22
Đồng hồ treo tường bê tông 4D / Studio Thiết kế 22

Merriam-Webster đã địng nghĩa hiệu quả là “tạo ra những hiệu quả mang tính quyết định, dứt khoát, và thực tế mong muốn”. Mọi người đều muốn công việc của họ tạo ra hiêu quả thực tế mong muốn, nhưng để làm việc hiệu quả hơn người khác thì sao? Hãy tính đến thời gian.
Hiệu quả so sánh dựa trên việc bạn mất bao lâu để tạo ra được hiệu quả mong muốn. Giả sửa Mary mất 2 giờ để xem xét một bộ bản vẽ nhưng Tim thì phải mất 4 giờ để hoàn thành công việc tương tự, thì đương nhiên Mary làm việc hiệu quả gấp đôi Tim. Hay như dùng cách tính kỹ thuật hơn để xem xét hiệu quả đó là tính lượng giá trị (hoặc hiệu quả thực tế) trên mỗi đơn vị thời gian cụ thể.

Thức thâu đêm suốt sáng để hoàn thành đồ án chắc chắn bạn được xếp hạng thấp trong thang điểm hiệu quả

Hiệu quả và Năng suất

Nếu Hiệu quả có nghĩa hoàn toàn là tạo ra hiệu quả mong muốn, thì Năng suất lại bao gồm các bước để tạo ra hiệu quả ấy. Tức là càng ít bước thì năng suất càng cao.
Có thể bạn hiệu quả, nhưng chưa chắc đã năng xuất. Ở ví dụ trên, Tim đạt được hiệu quả mong muốn khi xem xét các bản vẽ, nhưng mất thời gian lâu gấp 2 lần so với Mary. Vậy nên có thể nói anh ta không làm việc hiệu quả.
Tương tự như vậy, bạn có thể thật sự làm việc năng suất nhưng nếu bạn không tạo ra hiệu quả mong muốn, có nghĩa là vẫn chưa hiệu quả. Bạn có thể phác thảo một góc chi tiết đẹp mắt trong vòng chưa đầy một tiếng. Bản vẽ này thật sự là một tác phẩm nghệ thuật. Những chi tiết tỉ mỉ chính xác, độ dày của nét bút hoàn hảo, nét chữ ngay ngắn. Bạn đã sử dụng mọi ngón nghề học được để tạo ra những chi tiết này trong thời gian kỷ lục. Mặc dù vậy, bản thiết kế vẫn cần được cải thiện, và lớp trát hoàn thiện được yêu cầu phải chỉnh sửa trong khi bạn đi công tác. Đúng vậy, bạn mất 1 giờ để vẽ nên những bản vẽ chi tiết đẹp mắt, nhưng giờ chúng vô dụng. Bạn cần phải bắt đầu lại từ đầu, và phác thảo lại những chi tiết sử dụng lớp trát mới. Bạn làm việc rất năng suất, nhưng không hiệu quả.
Vậy thì làm sao để chúng ta trở nên hiệu quả năng suất hơn?

Sử dụng những nguyên lý đòn bẩy

© Flickr CC user Brightworks
© Flickr CC user Brightworks

Thời gian là tài nguyên quý giá nhất và chỉ có 24h trong một ngày. Không ai có nhiều hơn từng đó và chúng ta sử dụng thời gian làm gì là tùy chính mình. Để trở nên hiệu quả hơn, việc sử dụng thời gian quy củ và chỉ dùng cho những việc thật sự quan trọng là thật sự cần thiết. Một cách hiệu quả để làm được nhiều hơn với vốn thời gian hạn hẹp là sử dụng nguyên tắc đòn bẩy.
Nguyên lý đòn bẩy cho phép bạn làm được nhiều việc hơn mà không cần quá gắng sức.
Hãy suy nghĩ về nguyên lý đòn bẩy như một đòn bẩy thực tế. Sử dụng một đòn bẩy bạn có thể di chuyện một khối lượng lớn với một lực rất nhỏ. Nguyên lý đòn bẩy chính là nghĩ về việc bạn sẽ làm khối lượng đó NHƯ THẾ NÀO ngang với việc sẽ làm CÁI GÌ, thậm là nhiều hơn. Nguyên lý đòn bẩy chính là làm việc thông minh hơn, không phải là chăm chỉ hơn.
Phát huy tối đa đòn bẩy và nhận lại tác động to lớn với những nỗ lực bạn bỏ ra. Tạo ra kỷ nguyên mới trong sử dụng quỹ thời gian của bạn.

Làm thế nào để KTS cải thiện hiệu quả công việc

Để trở thành một KTS hiệu quả hơn, bạn cần tối đa hóa đòn bẩy. Vậy thì làm thế nào để thực hiện điều đó ? Dưới đây là những lời khuyên cho bạn:
1. Giảm thời gian cần thiết để hoàn thành công việc. Chia nhỏ phần việc thành các bước và tìm ra những bước bạn có thể bỏ qua hoặc rút ngắn thao tác. Điều này sẽ khá tốn thời gian lúc đầu, nhưng sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian trong những công việc dài hơi.
2. Tự động hóa những công việc tẻ nhạt nhất. Nếu bạn cần làm cùng một việc nhiều hơn 3 lần, bạn chắc chắn phải tự động hóa nó. Hãy học cách lập trình, và sau đó tạo ra những công cụ riêng.
3. Xác định phần công việc tạo ra nhiều giá trị nhất và hoàn thành nó đầu tiên.
4. Dùng đòn bẩy của người khác. Nếu có ai đó làm việc này tốt hơn và nhanh hơn bạn, hãy giao phần việc cho người đó. Điều này giải phóng bạn và để bạn làm công việc tạo ra nhiều giá trị hơn thế.
5. Gia tăng giá trị công việc của bạn. Ví dụ, thúc đẩy mô hình BIM để mang đến các dịnh vụ đi kèm cho khách hàng của mình. Có thể bao gồm quản lý thi công và các dịch vụ dữ liệu hình ảnh.
6. Liên tục học hỏi và nâng cao các kỹ năng. Nếu bạn sử dụng Revit 4 giờ 1 ngày, hãy học những tính năng mới và tăng 10% năng suất và hệu quả trong thời gian dài. Hãy xem những phím tắt Revit ở đây để thao tác nhanh.
7. Sử dụng thư viện chuẩn. Bạn không cần thiết phải thiết phải “sáng tạo lại bánh xe” cho mọi dự án. Hãy đầu tư thời gian phát triển một thư viện mẫu thiết kế tiêu chuẩn và chi tiết. Những thứ như chi tiết phòng vệ sinh, cửa đi, tường nên được chuẩn hóa. Tận dụng những điều này và bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để phát triển những ý tưởng thật sự độc đáo của dự án.
Phát huy tối đa nguyên tắc đòn bẩy cho phép bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong ít thời gian hơn. Một đòn bẩy nhấc tảng đá khổng lồ. Hãy tiếp cận công việc của bạn hướng đến đòn bẩy đó và bạn sẽ tạo ra nhiều giá trị hơn với quỹ thời gian hạn hẹp. Và điều này sẽ biến bạn trở thành một kiến trúc sư hiệu quả thực sự.

Kiều Trang – Kienviet.net
(Biên dịch từ Archdaily)